Fallstudie - Ablauforganisation in Handwerksbetrieben

18.8.2008 von Jörg Haupt.

“Herr Haupt, Sie haben recht gehabt!” - Das hört man doch immer wieder gern. Doch der Reihe nach: Hier geht es um Reorganisation im Mittelstand. In diesem Beitrag wollen wir Ansätze für Optimierungspotentiale in der Ablauforganisation von Handwerksunternehmen betrachten.

Im letzten Jahr wurden wir von einem unserer Netzwerkpartner empfohlen: Ein Handwerksbetrieb wies Probleme in seiner Kostenstruktur auf. Außerdem gab es Defizite in der Unternehmenskommunikation.

Zunächst einmal gab es gute Nachrichten: Das Projekt konnte gefördert werden, auch wenn es in den dazu auszufüllenden Fragebögen einige recht merkwürdige Formulierungen gab. Aber da sind wir ja flexibel. Nach einigen Monaten Wartezeit kam das OK: Die Förderung war bewilligt worden und das Projekt konnte losgehen.

Ein Bereich des Projektes umfasste Fragestellungen des Marketing. Auch kleine Unternehmen können hier trotz bescheidener Budgets Großes erreichen. Pflichtübung dabei: Diverse Hinweise zur kostenlosen Kommunikation, z.B. zu kostenlosen Pressemitteilungen oder aber auch Webverzeichnissen oder Web 2.0 Portalen wie QYPE.

Auch stießen wir auf eine Merkwürdigkeit: Das Unternehmen hatte sehr früh in eine eigene Webseite investiert. Bereits zu Anfangszeiten des Internet hatte man sich eine Domain gesichert. Laut Denic gehörte die Domain jedoch dem damaligen Webdesigner.

Dies ist offenbar in der Zeit, als die ersten Webseiten ins Netz gestellt worden häufig verbreitet gewesen, birgt jedoch ein Risiko: Offiziell ist nämlich das Unternehmen, dessen Domain beim Webdesigner liegt, gar nicht der Eigentümer der Domain. Sollte der Webdesigner demnach schließen, in die Insolvenz gehen oder sonstwie Probleme bekommen kann es passieren, dass einem Unternehmen urplötzlich die Webseite abhanden kommt. Unser Tipp: Prüfen Sie doch direkt einmal, ob Ihre Domain Ihnen tatsächlich gehört.

Der zweite - und auch größere - Themenkomplex war die Ablauforganisation des Unternehmens. Im Wege eines Workshops erhoben wir die Aufbauorganisation sowie die wichtigsten Abläufe des Unternehmens. Weiter nahmen wir in den Interviews Verbesserungsvorschläge auf. Diese Daten wurden in einer Präsentation anschaulich aufbereitet.

Wichtigste Botschaft: Den einen großen Kostentreiber gab es im Unternehmen nicht. Vielmehr waren es viele kleine Teilschritte, die an verschiedenen Stellen zu suboptimalen Abläufen führten. Typisch dabei für ein Handwerksunternehmen: Die aus der Industrie hinreichend bekannten Make-or-Buy-Entscheidungen fallen häufig zugunsten des “Make”, aber zu Lasten der Kosten aus. Gemäß dem Selbstverständnis des Handwerks wird häufig selber produziert statt billiger eingekauft.

Ein weiterer Knackpunkt: Das Unternehmen besaß im Verhältnis zur Auftragslage und zur Anzahl der Mitarbeiter zu viele Kraftfahrzeuge. Diese Erkenntnis musste jedoch erst reifen, doch vor einigen Wochen konstatierte der damalige Auftraggeber: “Herr Haupt, Sie hatten recht!”

Er hatte selbst einmal beobachtet, dass eines seiner KFZ, ein LKW, eine äußerst geringe Laufleistung hatte. Also wurde dies einmal nachgehalten: In drei Wochen kam man gerade mal auf 50 Kilometer. Also wurde der LKW verkauft und dafür ein Preis von 13.000 Euro erzielt. Damit hatte sich das Projekt mit der Jörg Haupt Management Consulting endgültig amortisiert. Denn natürlich konnten seit Beendigung des Projektes weitere Kosteneinsparungen realisiert werden. Und die laufenden Kosten des LKW gibt es überdies auch nicht mehr.

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